Việc quản lý hộp thư đến trong Gmail đôi khi trở nên quá tải với hàng trăm, thậm chí hàng nghìn email. Thay vì xóa vĩnh viễn các email không còn cần thiết nhưng vẫn muốn giữ lại, bạn có thể sử dụng tính năng lưu trữ (Archive). Lưu trữ giúp ẩn các email này khỏi hộp thư chính của bạn, giữ cho không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng hơn, đồng thời cho phép bạn dễ dàng tìm và khôi phục chúng bất cứ lúc nào. Điều quan trọng cần nhớ là khi bạn xóa email và làm rỗng thùng rác, chúng sẽ mất vĩnh viễn, trong khi email đã lưu trữ vẫn nằm trong tài khoản của bạn.
Hướng Dẫn Cách Lưu Trữ Email Trong Gmail
Để lưu trữ một email trong Gmail, quy trình rất đơn giản: bạn chỉ cần chọn một hoặc nhiều email, sau đó nhấp vào nút “Lưu trữ” (Archive).
Khi bạn sử dụng Gmail trên trình duyệt web, nút “Lưu trữ” sẽ xuất hiện trên thanh menu ngay phía trên danh sách email của bạn sau khi bạn chọn một hoặc nhiều thư. Đây là một cách nhanh chóng để di chuyển email ra khỏi hộp thư đến mà không cần xóa chúng.
Nút lưu trữ (Archive) email trên Gmail web, hiển thị rõ sau khi chọn thư cần ẩn.
Trên ứng dụng Gmail dành cho điện thoại iPhone, iPad hoặc Android, bạn chỉ cần mở email muốn lưu trữ, sau đó chạm vào biểu tượng lưu trữ (Archive) trên thanh menu ở phía trên cùng màn hình. Biểu tượng này có thiết kế tương tự như nút lưu trữ trên giao diện web, giúp người dùng dễ dàng nhận diện và sử dụng.
Bất kỳ email nào bạn lưu trữ sẽ biến mất khỏi hộp thư đến chính của bạn, bao gồm cả các danh mục được phân loại tự động như “Chính”, “Xã hội”, “Quảng cáo”. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể xem chúng trong bất kỳ thư mục riêng biệt nào mà bạn đã tạo bằng cách sử dụng nhãn (labels) của Gmail, nếu email đó có áp dụng nhãn. Điều này đảm bảo rằng các email quan trọng vẫn có thể được truy cập thông qua các nhãn tùy chỉnh của bạn.
Biểu tượng lưu trữ (Archive) trên ứng dụng Gmail di động, xuất hiện sau khi mở email cần lưu trữ.
Sử Dụng Nhãn “Tất Cả Thư” (All Mail) Để Tìm Email Đã Lưu Trữ
Như đã đề cập, email đã lưu trữ sẽ biến mất khỏi chế độ xem Gmail thông thường. Một trong những lựa chọn đầu tiên để tìm email đã lưu trữ là chuyển sang chế độ xem thư mục “Tất cả thư” (All Mail).
Chế độ này sẽ hiển thị tất cả email trong tài khoản Gmail của bạn trong một danh sách dài, bao gồm cả email ưu tiên, email đã được phân loại tự động, và dĩ nhiên là cả email đã lưu trữ. Trên giao diện web, bạn có thể truy cập bằng cách nhấp vào nút “Thêm” (More) ở thanh bên trái, sau đó chọn nhãn “Tất cả thư” (All Mail) để xem toàn bộ.
Đối với ứng dụng Gmail trên thiết bị di động, bạn hãy chạm vào biểu tượng menu ba gạch ngang (biểu tượng hamburger) ở góc trên cùng bên trái. Từ menu này, cuộn xuống và chạm vào nhãn “Tất cả thư” (All Mail).
Tuy nhiên, phương pháp này có một nhược điểm rõ ràng, đặc biệt nếu bạn có số lượng email lớn: bạn sẽ phải duyệt qua một danh sách rất dài. Tùy chọn này chỉ phù hợp nếu bạn vừa lưu trữ một email gần đây hoặc nếu bạn biết chính xác vị trí của nó trong danh sách. Nếu không, bạn có thể cần sử dụng thanh tìm kiếm của Gmail để xác định vị trí các email đã lưu trữ một cách cụ thể hơn.
Tìm Email Đã Lưu Trữ Trong Gmail Bằng Thanh Tìm Kiếm Nâng Cao
Thật không may, không có nhãn “archive” chuyên dụng mà bạn có thể sử dụng để tìm kiếm khi dùng thanh tìm kiếm Gmail trên trang web hoặc trong ứng dụng. Thay vào đó, bạn sẽ cần biết chủ đề, người gửi hoặc nội dung của email đã lưu trữ để tìm kiếm thủ công.
Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các bộ lọc tìm kiếm nâng cao của Gmail để tìm kiếm email không nằm trong các thư mục thông thường như hộp thư đến (Inbox), thư đã gửi (Sent) hoặc thư nháp (Drafts). Trong nhiều trường hợp, cách này sẽ giúp hiển thị các email đã lưu trữ của bạn. Để thực hiện điều này, hãy nhập cú pháp -in:Sent -in:Draft -in:Inbox vào thanh tìm kiếm. Bạn có thể áp dụng cú pháp này trên cả ứng dụng Gmail lẫn giao diện web.
Thêm vào đó, bạn có thể bổ sung has:nouserlabels vào truy vấn tìm kiếm Gmail của mình để loại bỏ bất kỳ email nào đã có nhãn do người dùng tạo. Nếu email đã được phân loại bằng nhãn, bạn có thể xem chúng trong thư mục nhãn tương ứng, ngay cả khi chúng đã được lưu trữ, do đó việc loại bỏ chúng khỏi kết quả tìm kiếm nâng cao này có thể giúp tinh chỉnh kết quả hiệu quả hơn.
Thanh tìm kiếm Gmail hiển thị các bộ lọc nâng cao như -in:Sent -in:Draft -in:Inbox, hỗ trợ tìm thư đã lưu trữ hiệu quả.
Mặc dù phương pháp này không hoàn toàn tuyệt đối, nhưng nó sẽ giúp bạn thu hẹp đáng kể phạm vi tìm kiếm các email đã lưu trữ, đặc biệt khi bạn gặp khó khăn trong việc tìm chúng bằng cách tìm kiếm cơ bản hoặc trong thư mục “Tất cả thư” (All Mail). Việc thành thạo các bộ lọc tìm kiếm nâng cao sẽ giúp bạn quản lý và truy cập email trong Gmail một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều.
