Giống như nhiều người khác, tôi hoàn toàn không chuẩn bị để làm việc tại nhà trước đại dịch. Tôi đã từng làm việc từ xa trước đó – nhưng là sửa chữa máy tính, chứ không phải sống cuộc đời chuyên nghiệp và cá nhân thông qua một chiếc máy tính. Dưới đây là một số bài học tôi đã đúc rút được trên hành trình đó.
1. Đầu Tư Nghiêm Túc vào Công Thái Học
Khi làm việc tại tòa soạn, tôi chia sẻ đồ đạc với hàng chục đồng nghiệp, trải dài qua ba ca làm việc khác nhau. Không có gì giữ được tình trạng nguyên bản quá lâu theo cách đó. Tuy nhiên, tất cả chúng tôi đều nhận ra rằng nội thất văn phòng là một thiên đường nhỏ so với những gì chúng tôi có ở nhà. Bạn đã bao giờ thử ngồi 5 giờ hoặc hơn tại bàn ăn, năm ngày một tuần chưa?
Những người có không gian sống rộng rãi hơn có thể tận hưởng lợi ích của một phòng làm việc được trang bị đầy đủ, nhưng hầu hết chúng ta sống trong những căn hộ nhỏ hẹp khó có đủ chỗ cho một chiếc giường đơn. Tuy nhiên, một chiếc ghế văn phòng tốt chiếm không gian gần như tương đương với một chiếc ghế rẻ tiền. Điều tương tự cũng áp dụng cho bàn làm việc.
Bàn làm việc thông minh công thái học màu trắng với máy tính và đồ dùng văn phòng, giúp tối ưu không gian và tư thế làm việc tại nhà.
Điều này không chỉ để tăng năng suất, mặc dù sự khác biệt sẽ được nhận thấy ngay lập tức. Sức khỏe của bạn cũng có thể được cải thiện, đặc biệt nếu bạn bị đau do tư thế sai. Điều đó có thể dẫn đến giấc ngủ ngon hơn, tâm trạng tốt hơn, v.v.
Nhưng đừng chỉ chọn bất kỳ bàn hay ghế nào. Tiêu chuẩn quốc tế về công thái học nội thất văn phòng tồn tại có lý do, và ngay cả đồ nội thất chất lượng tốt cũng không tự thân công thái học 100%. Hãy nhớ khớp chiều cao bàn và ghế khi bạn mua sắm – một thước dây sẽ rất hữu ích.
Các quy tắc chung là:
- Đầu gối tạo thành góc 90 độ khi đặt chân trên sàn;
- Khuỷu tay tạo thành góc 90 độ với cẳng tay ở tư thế gõ phím;
- Cột sống thẳng, phần lưng dưới được ghế hỗ trợ hoàn toàn;
- Mắt nhìn thẳng vào giữa màn hình (có thể cần sử dụng đế laptop hoặc giá đỡ màn hình).
Có khả năng tư thế của bạn đã sai trong một thời gian dài đến mức cơ thể đã quen với nó. Khắc phục thiệt hại đó không hề dễ dàng, nhưng rất quan trọng.
2. Đừng Lơ Là Sức Khỏe Cá Nhân Khi Làm Việc Từ Xa
Công thái học là bước đầu tiên, nhưng chỉ là bước đầu tiên. Giữ một chai nước gần đó có thể là tất cả những gì bạn cần để nhớ uống nước. Đi bộ vài giờ một lần cũng có thể mang lại hiệu quả kỳ diệu. Đừng nhịn tiểu “chỉ để kết thúc đoạn này” – bạn sẽ tìm thấy một đoạn khác sau đó, rồi một đoạn khác, và rồi 3 giờ đã trôi qua.
Người trẻ ngồi làm việc tại bàn với biểu hiện mệt mỏi, tay chạm vào lưng dưới, minh họa vấn đề đau lưng thường gặp khi làm việc từ xa sai tư thế.
Ngoài ra, khi làm việc tại nhà, rất dễ khiến công việc trở thành phần cấp bách nhất trong cuộc sống của chúng ta – tôi đã mắc lỗi đó quá nhiều lần. Nhưng, chỉ vì nơi làm việc của bạn luôn ở gần (thậm chí có thể trong tầm mắt), điều đó không có nghĩa là bạn luôn trong giờ làm việc.
Tôi chỉ đặt sức khỏe lên trên công việc sau khi cần đến ba loại bác sĩ khác nhau chỉ để đánh giá mức độ tổn hại. Nếu tôi tập thể dục, ăn uống điều độ hơn (bạn có giờ nghỉ trưa có lý do), và thỉnh thoảng đi bộ, tôi đã có thể có sức khỏe tốt hơn nhiều.
3. Tôn Trọng Giờ Giấc Làm Việc Đã Định
Liên quan đến sức khỏe là giờ làm việc; khi làm việc tại nhà, rất dễ làm thêm giờ. Nếu tư duy “giờ làm việc” hoạt động từ khi bạn thức dậy cho đến khi bạn đi ngủ, có lẽ đã đến lúc bạn nên “hãm phanh”. Tránh tắc đường đi làm là một điều may mắn, vậy tại sao lại lấp đầy thời gian tiết kiệm được bằng nhiều công việc hơn?
Hầu hết mọi người có công việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều hoặc công việc theo dự án, với giờ giấc linh hoạt. Có một thói quen được xác định rõ ràng sẽ giúp ích trong cả hai trường hợp. Điều hiệu quả nhất đối với tôi là xác định một lịch trình hàng tuần và tuân thủ nó nghiêm ngặt.
Có những mẹo để đảm bảo bạn làm được điều đó. Điều giúp tôi nhiều nhất trong những năm qua là không đặt nơi làm việc trong phòng ngủ. Bạn không cần phải có một phòng làm việc riêng để làm điều đó; nếu có đủ không gian trong phòng khách, tôi khuyên bạn nên thử di chuyển bàn và máy tính của mình đến đó.
4. Ưu Tiên Phần Cứng Nâng Cao Năng Suất
Nói về năng suất, đầu tư vào phần cứng phù hợp thực sự giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn và nhanh hơn. Đôi khi, điều này đến từ những nơi không ngờ tới.
Khi tôi bắt đầu viết, công việc của tôi yêu cầu mở hàng chục tab. Máy tính của tôi lúc đó không đáp ứng được. Nâng cấp bộ nhớ và ổ cứng đã giúp ích cho đến khi tôi tiết kiệm đủ tiền để mua một chiếc laptop tuyệt vời. Các nâng cấp tiếp theo – màn hình phụ và bàn phím cơ – có nghĩa là đôi khi tôi hoàn thành gấp đôi công việc so với đầu năm 2020.
Bàn làm việc đứng hiện đại, giúp người dùng linh hoạt thay đổi tư thế làm việc từ ngồi sang đứng, cải thiện sức khỏe và tập trung.
Nhưng đó là những thiết bị đã giúp ích trong tình huống cụ thể của tôi. Bạn sẽ cần phần cứng hỗ trợ các tác vụ mà công việc của bạn yêu cầu. Dưới đây là một vài ví dụ.
- Màn hình: Người viết có thể hưởng lợi từ màn hình dọc, trong khi màn hình được hiệu chỉnh màu sắc tốt hơn cho các nhiếp ảnh gia.
- Ổ cứng ngoài: Trừ khi bạn làm việc với các tệp rất lớn, các thiết bị Thunderbolt có thể là quá mức cần thiết.
- Bàn phím: Bàn phím số giúp ích nếu bạn làm việc với bảng tính, nhưng các phím macro rất tuyệt vời cho các nhà thiết kế.
Ngoài ra, một số ngành nghề có thể yêu cầu phần cứng mà những người khác không cần. Một nhạc sĩ chắc chắn sẽ được lợi từ tai nghe chuyên nghiệp, nhưng, nếu bạn sở hữu một cửa hàng trực tuyến, một bộ đèn chiếu sáng tốt cho ảnh sản phẩm có lẽ là ưu tiên cao hơn.
5. Phần Mềm Cũng Quan Trọng Không Kém!
Có thiết bị tuyệt vời sẽ không giúp ích nhiều nếu bạn không sử dụng phần mềm hỗ trợ nó. Chúng tôi sẽ không gợi ý ứng dụng cho từng chuyên gia ngoài kia. Thay vào đó, chúng tôi sẽ liệt kê các giải pháp hướng đến năng suất một cách rộng rãi hơn.
Trong khi nhiều người thích sử dụng giấy bút, tôi cũng khuyên bạn nên có một ứng dụng ghi chú luôn sẵn sàng trên máy tính hoặc điện thoại của mình – tốt hơn nữa, một ứng dụng có thể đồng bộ hóa giữa cả hai thiết bị. Cá nhân tôi ưa chu chuộng hệ thống todo.txt, với tệp văn bản được lưu trữ trong OneDrive.
Máy tính mini MSI Cubi 5 12M được đặt trên bàn làm việc, kết nối với chuột, bàn phím và màn hình, thể hiện giải pháp máy tính nhỏ gọn cho không gian làm việc tại nhà.
Cũng có các chương trình tổ chức. Cá nhân tôi không thể làm gì nếu không có một trình quản lý cửa sổ như Rectangle, công cụ tổng hợp OneTab hoặc các phím tắt tùy chỉnh.
Cách tốt nhất để tìm ra ứng dụng bạn cần là liệt kê những gì làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn và tìm kiếm giải pháp để ngăn chặn điều đó xảy ra. Bạn có đang tìm một cuốn sổ tay trong đống lộn xộn trên bàn làm việc không? Hãy thử sử dụng ứng dụng ghi chú. Bạn có thiết lập đa màn hình, nhưng các cửa sổ bị xáo trộn mỗi khi bạn khóa màn hình để đi uống cà phê? Một trình quản lý cửa sổ có thể giúp ích. Bạn gặp khó khăn trong việc tập trung nhưng thậm chí không thể nhớ thở khi bạn “đắm chìm vào công việc”? Hãy thử các bộ đếm thời gian Pomodoro.
Cuối cùng, những người làm việc với các hệ điều hành khác nhau sẽ cần các ứng dụng khác nhau. Một số giải pháp trực tuyến độc lập với hệ điều hành, nhưng nhiều khi bạn cần làm mọi thứ cục bộ. May mắn thay, những người bạn ở GitHub đã tổng hợp các danh sách chương trình cho Windows, macOS và Linux, vì vậy bạn sẽ không bị thiếu thốn.
6. Tạo Dựng Môi Trường Làm Việc Lý Tưởng Tại Nhà
Có lẽ điều bị đánh giá thấp nhất mà tôi học được khi làm việc tại nhà là không gian làm việc là tối quan trọng. Không phải mọi thứ đều nằm trong tầm kiểm soát của bạn – bạn không thể giảm âm lượng của những người hàng xóm ồn ào. Nhưng một số thì có – với điều hòa không khí, bạn có thể đóng cửa sổ mà không bị ngột ngạt, và tiếng nhạc ồn ào của họ sẽ không làm phiền công việc (hoặc nghỉ ngơi) của bạn quá nhiều.
Trong các văn phòng chung, phải có sự thỏa hiệp để mọi người đều có một nơi làm việc thoải mái. Khả năng mọi người sẽ đồng ý về vị trí bộ điều nhiệt là bằng không, và điều tương tự cũng áp dụng cho cường độ ánh sáng, nhạc nền, v.v. Làm việc tại nhà tước đi sự tương tác của con người, nhưng lại mang đến khả năng kiểm soát gần như hoàn toàn đối với không gian làm việc. Vì vậy, đừng lãng phí nó!
Bạn muốn ánh sáng tự nhiên? Kéo rèm cửa hết cỡ. Thích điều gì đó ấm cúng hơn? Đèn gián tiếp hoạt động tốt. Muốn hoàn toàn yên tĩnh? Sử dụng tai nghe chống ồn chủ động (ANC) để ngăn chặn thế giới bên ngoài – bạn sẽ không phải lo lắng về việc mọi người chạm vào vai bạn để “nói chuyện năm phút” thực ra là một cuộc họp hai giờ. Nếu bạn làm việc hiệu quả hơn khi bật nhạc hết cỡ, không có đồng nghiệp nào phàn nàn về điều đó (nhưng hàng xóm của bạn có thể, vì vậy đừng bỏ qua ý tưởng về tai nghe vội).
Nữ doanh nhân mệt mỏi trên ghế sofa với hai điện thoại và laptop, thể hiện sự kiệt sức khi làm việc quá giờ hoặc trong môi trường không phù hợp.
7. Cân Nhắc Làm Việc Từ Xa Nhưng Không Hoàn Toàn Tại Nhà
Nhược điểm chính của hầu hết các mẹo trước đó là chúng thường yêu cầu một khoản đầu tư (đôi khi đáng kể). Nhưng có những cách để bỏ qua một số trong số đó, ít nhất là ban đầu.
Hầu hết mọi người coi “làm việc từ xa” và “làm việc tại nhà” là đồng nghĩa, nhưng điều này không nhất thiết phải đúng. Cuộc sống du mục kỹ thuật số không yêu cầu bạn phải đi lại nhẹ nhàng, nhưng có lẽ điều duy nhất bạn cần để làm việc khi đang di chuyển là một chiếc laptop.
Ví dụ, hãy xem xét một không gian làm việc chung (coworking space) nếu bạn muốn một nơi thuộc về mình nhưng không cần phải hoàn toàn là của mình. Bạn vẫn sẽ gặp một số vấn đề văn phòng, như thỉnh thoảng tranh cãi về nhiệt độ phòng, nhưng không phải những vấn đề khác – bạn có thể chọn nơi bạn sẽ làm việc, chẳng hạn.
Hình ảnh một người đang làm việc với máy tính xách tay tại quán cà phê, minh họa xu hướng làm việc từ xa linh hoạt ở nhiều địa điểm khác nhau.
Cũng có các lựa chọn miễn phí, như thư viện, phòng học ở trường đại học, và quán cà phê. Đối với quán cà phê, tôi chỉ khuyên bạn nên tránh những nơi quá tốt, nếu không bạn có nguy cơ chi nhiều tiền cho đồ uống hơn là thuê một trạm làm việc chung (thường có cà phê miễn phí).
Các không gian mở cũng có thể là một khả năng. Những người làm việc cho các công ty như Apple hay Google, từ cấp lãnh đạo đến nhân viên vận hành, luôn nói về tầm quan trọng của các khu vực cây xanh. Vậy tại sao không mang công việc của bạn ra công viên? Chim hót, gió mát, bạn thậm chí có thể đi bộ sau giờ nghỉ trưa.
Phiên Bản Tốt Nhất Của Bạn Khi Làm Việc Từ Xa Chính Là Phiên Bản Tốt Nhất Của Chính Bạn
Các công việc từ xa đòi hỏi sự chú ý cao nhất đến việc cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân. Bạn có thể bấm giờ làm và đi pha cà phê, nhưng bạn cũng có thể phải rời khỏi vòi hoa sen giữa chừng để hoàn thành một nhiệm vụ khẩn cấp.
Vì điều này, việc tăng năng suất khi làm việc tại nhà có thể có nghĩa là tăng năng suất và phúc lợi tổng thể tại nhà. Và điều đó có thể giúp bạn trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình – không chỉ cho công việc.
