Tôi từng là người dùng trung thành của Evernote trong nhiều năm, nhưng cuối cùng tôi bắt đầu tìm kiếm một giải pháp thay thế. Standard Notes có vẻ là một ứng cử viên sáng giá, nhưng cuối cùng tôi đã chuyển sang Notion. Dưới đây là những lý do đằng sau quyết định của tôi.
Cách Tôi Sử Dụng Các Ứng Dụng Ghi Chú
Các ứng dụng ghi chú rất phổ biến nhờ khả năng nắm bắt ý tưởng và suy nghĩ nhanh chóng, dễ dàng, cùng với khả năng đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị. Cá nhân tôi ít khi ghi chú theo kiểu truyền thống như trong các buổi học hay cuộc họp. Phần lớn ghi chú của tôi là những ghi chú nhanh để lưu giữ ý tưởng thoáng qua, hoặc bản nháp của các dự án đang thực hiện.
Tuy nhiên, phần lớn dữ liệu của tôi là thông tin được thu thập từ các nguồn bên ngoài: các trang web đã cắt, tệp tải xuống, tài liệu quét hoặc ảnh chụp sản phẩm bằng điện thoại. Tôi có hơn 10.000 ghi chú và tất cả đều quan trọng đối với tôi.
Tôi Từng Là Người Dùng Tiên Phong Của Evernote
Tôi bắt đầu sử dụng Evernote vào ngày 12 tháng 7 năm 2009 và trở thành người dùng trả phí vào ngày 6 tháng 1 năm 2010. Evernote từng được ví như một bộ não bên ngoài khổng lồ, không bao giờ quên. Để đạt được điều đó, bạn cần khả năng nắm bắt thông tin một cách dễ dàng và mượt mà, đồng thời truy xuất nhanh chóng và chính xác. Việc thu thập mọi thứ vào một nơi thật tuyệt vời, miễn là quá trình không rườm rà và chức năng tìm kiếm nhanh, chính xác. Điều này đúng với Evernote trong gần như toàn bộ thời gian tôi sử dụng, nhưng mọi thứ đã thay đổi trong năm qua.
Sức Mạnh Vượt Trội Của Evernote
Evernote vẫn giữ vững vị thế dẫn đầu trong khả năng tạo ghi chú. Bạn có thể gõ, chụp ảnh, quét tài liệu, cắt trang web hoặc gửi email vào Evernote. Ứng dụng này còn có thể theo dõi một thư mục và tự động tải lên các tệp được thả vào hoặc gửi từ máy quét. Bạn thậm chí có thể ghi lại các đoạn âm thanh.
Chức năng tìm kiếm cũng rất xuất sắc. Bạn có thể gắn thẻ ghi chú, tìm kiếm trong tiêu đề và nội dung ghi chú, tìm kiếm trong các tệp đính kèm PDF. Nhờ tính năng nhận dạng ký tự quang học (OCR) tích hợp, bạn còn có thể tìm kiếm các thuật ngữ xuất hiện trong ảnh chụp hoặc ghi chú viết tay.
Các Vấn Đề Của Tôi Với Evernote
Có lẽ bạn có thể thấy tôi vẫn là một người hâm mộ lớn của Evernote. Vậy tại sao tôi không còn sử dụng nó nữa? Có một vài lý do. Ứng dụng Evernote trên Android đã ngừng tạo ghi chú từ ảnh chụp. Là một người dùng trả phí, tôi đã liên hệ hỗ trợ Evernote, nhưng không có gợi ý nào giúp khắc phục được vấn đề. Ngay cả việc cài đặt mới trên một chiếc điện thoại hoàn toàn mới cũng không giải quyết được. Cuối cùng, bản sửa lỗi chỉ xuất hiện dưới dạng một bản cập nhật sau đó bảy tháng.
Chờ đợi một bản sửa lỗi lâu như vậy cho một sản phẩm bạn phụ thuộc vào hàng ngày và đang trả tiền là quá dài. Tôi đã trở nên thất vọng với Evernote với tư cách là một công ty khi họ thay đổi cấu trúc giá và cắt giảm mạnh mẽ các tính năng của gói miễn phí, giới hạn người dùng miễn phí chỉ với 50 ghi chú và đồng bộ hóa trên một thiết bị duy nhất. Những thay đổi này không ảnh hưởng trực tiếp đến tôi, nhưng chúng cho thấy một sự thay đổi lớn trong Evernote, sau khi công ty này được mua lại bởi chủ sở hữu mới. Điều đó, cùng với tốc độ chậm chạp trong việc khắc phục sự cố của tôi, đã ám chỉ một sự thay đổi trong định hướng.
Đưa Standard Notes Vào Cuộc Chơi
Rất lâu trước khi bảy tháng đó trôi qua, tôi đã bắt đầu tìm kiếm một giải pháp thay thế. Tôi đã thử nhiều ứng dụng ghi chú khác nhau và thấy Standard Notes là gần nhất với yêu cầu của mình. Mặc dù không có tất cả các tính năng của Evernote, nhưng nó có những tính năng tôi thực sự cần và sử dụng nhiều nhất. Hơn nữa, một điểm cộng lớn là Standard Notes có ứng dụng máy tính để bàn gốc cho Linux, điều mà Evernote không có.
Giao diện ứng dụng Standard Notes trên máy tính để bàn hiển thị một ghi chú đang mở với danh sách gạch đầu dòng, minh họa khả năng ghi chú của ứng dụng.
Để thử nghiệm Standard Notes một cách kỹ lưỡng, tôi đã đăng ký gói trả phí, điều này cần thiết để truy cập một số tính năng như sổ tay và web clipper. Standard Notes là một ứng dụng ghi chú tuyệt vời, nhưng do hoàn cảnh cụ thể của tôi, tôi đã gặp phải hai vấn đề lớn. Standard Notes tuyên bố không giới hạn kích thước ghi chú, nhưng việc sử dụng các ghi chú trên 1MB có thể ảnh hưởng đến hiệu suất. Tôi có rất nhiều ghi chú lớn hơn con số đó, và đôi khi ứng dụng rất chậm, giật và lag khi sử dụng. Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất là khi tôi cố gắng nhập dữ liệu từ Evernote. Đúng như dự kiến, bạn cần xuất dữ liệu từ Evernote, sau đó nhập vào Standard Notes. Quá trình này không suôn sẻ. Nó liên tục bị chấm dứt như thể đã hoàn thành, nhưng thực tế thì không. Chỉ khoảng một phần ba số ghi chú của tôi được nhập, và chúng bị định dạng sai nghiêm trọng. Nếu tôi là người dùng mới bắt đầu với Standard Notes, tôi sẽ không gặp vấn đề gì. Nhưng với hàng thập kỷ dữ liệu ghi chú mà tôi không thể từ bỏ, đây không phải là giải pháp tôi cần.
Notion: Con Đường Hợp Lý Về Phía Trước
Gọi Notion là một ứng dụng ghi chú là một sự thiếu sót. Đây là một công cụ tập trung vào cộng tác, cho phép bạn tạo wiki, quản lý dự án, tạo và chia sẻ tài liệu, cùng nhiều tính năng khác. Một tài liệu trong Notion có thể chứa văn bản, hình ảnh, liên kết, video và các yếu tố tương tác như danh sách việc cần làm (to-do list) và bảng kanban. Notion cũng cung cấp hàng chục ngàn mẫu miễn phí mà bạn có thể sử dụng để tạo nội dung, và rất nhiều mẫu khác mà bạn có thể mua nếu muốn.
Màn hình Notion hiển thị một trang ghi chú đa dạng nội dung, bao gồm danh sách việc cần làm, thư mục thành viên nhóm và các yếu tố tương tác khác, thể hiện tính linh hoạt của nền tảng.
Rõ ràng, một ghi chú chỉ là một tài liệu, vì vậy Notion cũng có thể được sử dụng như một ứng dụng ghi chú được nâng cấp vượt trội. Với gói miễn phí của Notion, tôi đã tiến hành thử nghiệm nhập dữ liệu từ Evernote. Quá trình này diễn ra hết sức suôn sẻ. Bạn chỉ cần cung cấp thông tin đăng nhập Evernote cho Notion, và nó sẽ liên hệ trực tiếp với máy chủ của Evernote. Trong vài khoảnh khắc, các ghi chú của bạn bắt đầu xuất hiện trong Notion. Toàn bộ cơ sở dữ liệu ghi chú của tôi đã được nhập dưới dạng tác vụ nền trong khoảng ba giờ. Riêng điều này đã rất ấn tượng. Tất cả định dạng đều nguyên vẹn, không có ghi chú nào bị thiếu, và siêu dữ liệu như thẻ (tags) cũng hiện diện đầy đủ và chính xác, điều này còn ấn tượng hơn nữa. Notion làm được gần như mọi thứ tôi mong đợi, và nó cho phép tôi tiếp tục làm việc theo cách mình muốn. Đáng tiếc là không có ứng dụng dành cho Linux. Tuy nhiên, tôi đã quen làm việc trên trình duyệt, vì đó là cách tôi phải làm với Evernote. Tôi sẵn lòng bỏ qua điểm này để đổi lấy một quá trình di chuyển hoàn hảo và không đau đớn.
Biểu tượng phần mềm Notion với thiết kế tối giản, đại diện cho không gian làm việc đa năng và công cụ quản lý dự án hiệu quả.
Ghi Chú Cuối Cùng
Không phải ngẫu nhiên mà các gói đăng ký cấp thấp của Evernote, Standard Notes và Notion đều có mức giá tương đương. Nếu bạn không cần các tính năng nâng cao, bạn có thể sử dụng chúng miễn phí. Tôi biết nhiều người vẫn rất hài lòng với các gói miễn phí của Evernote hoặc Standard Notes. Cả ba đều là những sản phẩm tuyệt vời, nhưng trong tương lai gần, Notion là lựa chọn phù hợp nhất cho các trường hợp sử dụng cụ thể của tôi.
